Internationale Fachkräfte einstellen: Ablauf, Dauer und Fallstricke

Wenn im Inland niemand zu finden ist, ist der Weg über das Ausland oft die einzige verbleibende Möglichkeit. Er funktioniert — aber er braucht Zeit und jemanden, der die Behördenwege kennt.

Rechnen Sie mit sechs bis zwölf Monaten vom ersten Kontakt bis zum Arbeitsbeginn. Und rechnen Sie mit Kosten für das Verfahren — Visum, Bescheide, Anerkennung. Dafür bekommen Sie eine Fachkraft, die Sie über den deutschen Markt nicht gefunden hätten.

Für welche Berufe es funktioniert

Nicht jeder Beruf eignet sich gleich gut. Der entscheidende Faktor ist das geforderte Sprachniveau.

• Physiotherapie funktioniert sehr gut und vergleichsweise unkompliziert. Hier kommen die meisten Fachkräfte.
• Pflege und Ergotherapie funktionieren ebenfalls, mit etwas mehr Aufwand.
• Logopädie ist praktisch unmöglich. Hier wird ein C2-Diplom verlangt — ein Niveau, das nahe an muttersprachlicher Beherrschung liegt. Das ist für Menschen, die Deutsch als Fremdsprache lernen, kaum erreichbar. Diesen Weg brauchen Sie gar nicht erst zu versuchen.

In den übrigen Berufen liegt die Anforderung in der Regel bei B2.

Woher die Fachkräfte kommen

Heute weltweit, wobei ein großer Teil aus Asien kommt.

Osteuropa spielt kaum noch eine Rolle. Der Zustrom hat deutlich nachgelassen, und viele Fachkräfte, die vor Jahren gekommen sind, kehren inzwischen in ihre Heimatländer zurück. Wer heute international sucht, muss weiter schauen als noch vor zehn Jahren.

Wie lange es wirklich dauert

Sechs bis zwölf Monate bis zum ersten Arbeitstag. Das ist keine Vorsichtsangabe, sondern die Realität.

Der größte Zeitfresser ist die Behörde: Allein auf den Defizitbescheid warten Sie häufig vier Monate oder länger. Dazu kommen Visumsverfahren, Vorbereitung und Wohnungssuche.



Wenn Sie also im Herbst jemanden brauchen, sollten Sie im Winter davor anfangen. Wer zu spät startet, hat die Stelle noch ein weiteres Jahr offen.

Der Ablauf Schritt für Schritt

Der Weg klingt komplizierter, als er ist — man muss ihn nur kennen.



Zuerst beantragt die Fachkraft die Anerkennung ihres Berufsabschlusses. Dieser Antrag wird zunächst offiziell abgelehnt, und zwar mit einem sogenannten Defizitbescheid. Das klingt nach einem Rückschlag, ist aber der normale Gang der Dinge: Der Bescheid listet auf, welche Qualifikationen noch fehlen und was nachzuholen ist.

Danach entscheidet die Fachkraft, wie sie diese Lücke schließt — über einen Anpassungslehrgang oder über eine Kenntnisprüfung. Beides wird entsprechend angemeldet.

Parallel läuft das Visumsverfahren. Und hier kommt ein Punkt, den viele nicht auf dem Schirm haben: Es braucht bereits einen Arbeitsvertrag oder zumindest eine Arbeitsabsichtserklärung. Daran entscheidet sich nämlich, welches der sechzehn Bundesländer überhaupt zuständig ist. Ohne diese Erklärung erklärt sich die Landesbehörde schlicht für nicht zuständig.

Ist die Fachkraft dann in Deutschland, darf sie sofort als Hilfskraft arbeiten. Bis zur vollen Anerkennung dauert es je nach Weg noch ein bis vier Monate. Danach kann sie als Fachkraft eingesetzt werden.

Was Sie als Arbeitgeber tun müssen

Weniger, als Sie vielleicht denken. Die behördlichen Unterlagen bereiten wir vor, Sie unterschreiben.

Was wir von Ihnen brauchen, sind einzelne Angaben wie Ihre Arbeitgebernummer bei der Bundesagentur für Arbeit. Die Dokumente selbst müssen anschließend meist physisch eingereicht oder per Post verschickt werden — das geschieht sinnvollerweise aus Ihrer Einrichtung heraus.

Den Arbeitsvertrag erstellen Sie selbst. Bei den Formulierungen, die speziell bei internationalen Fachkräften nötig sind, helfen wir mit Vorlagen.



Bei der Wohnungssuche arbeiten wir üblicherweise im Tandem. Weil die Standorte oft ländlich sind, kennen Sie vor Ort meist Menschen, die weiterhelfen können — wir unterstützen von unserer Seite.

Was es kostet

Unser Vermittlungshonorar ist bei internationalen Besetzungen nicht höher als sonst. Es entstehen aber zusätzliche Kosten für das Verfahren, und die sollten Sie von Anfang an einplanen.

• Visum: 60 bis 200 Euro
• Defizitbescheid: 80 bis 500 Euro, je nach Bundesland und Beruf
• Anerkennung: etwa 500 bis 800 Euro pro Monat, über die gesamte Anerkennungszeit

Der letzte Posten ist der entscheidende — und er hängt vollständig davon ab, wie lange die Anerkennung dauert. Ob die Fachkraft eine Kenntnisprüfung ablegt oder eine Anpassungsqualifizierung durchläuft, ändert an dieser Größenordnung wenig.

Zwei Beispiele:

In der Physiotherapie ist die Anerkennung häufig nach drei Monaten abgeschlossen. Damit landen Sie insgesamt bei etwa 1.700 bis 3.100 Euro.

Dauert die Anerkennung neun Monate, wie es in anderen Berufen vorkommt, summiert sich derselbe monatliche Posten auf 4.500 bis 7.200 Euro. Insgesamt liegen Sie dann bei rund 4.600 bis 7.900 Euro.

Wichtig ist die richtige Erwartung. Internationale Fachkräfte sind nicht der günstigere Weg, und sie sollten es auch nicht sein. Man geht diesen Weg, weil sich in Deutschland niemand mehr finden lässt — nicht, um Personalkosten zu senken.

Gemessen daran, was eine unbesetzte Stelle kostet — oder eine, die ein weiteres Jahr über Zeitarbeit läuft —, sind diese Beträge allerdings überschaubar.

Ab wann sich der Weg lohnt

Der Prozess ist aufwendig, deshalb rechnet er sich vor allem in der Wiederholung. In der Regel wird es interessant, wenn Sie etwa fünf oder mehr Fachkräfte im Jahr brauchen. Dann lässt sich das Ganze planen, und die Abläufe greifen ineinander.

Mit einer einzelnen Person zu starten und Erfahrungen zu sammeln, ist trotzdem möglich und oft der richtige erste Schritt.

Woran es am häufigsten scheitert

An der Bürokratie. Fast ausschließlich.

Die Verfahren sind ein Dschungel, und ein Fehler an der falschen Stelle hat unmittelbare Folgen: Das Visum ist nicht richtig oder in der falschen Kategorie ausgestellt, die Arbeitserlaubnis fehlt, die Aufenthaltsgenehmigung passt nicht zum vorgesehenen Einsatz.



Solche Fehler fallen oft erst auf, wenn die Fachkraft schon hier ist — und dann darf sie unter Umständen nicht arbeiten. Deshalb sollte jemand mit Erfahrung die Unterlagen prüfen und die Fristen im Blick behalten. Ein Visum muss zum Beispiel je nach Konstellation nach einem Jahr rechtzeitig verlängert werden.

Wenn die Fachkraft da ist: der unterschätzte Teil

Mit dem Arbeitsbeginn ist es nicht getan. Was danach passiert, entscheidet darüber, ob sich der ganze Aufwand gelohnt hat.

Machen Sie sich klar, wer da ankommt: häufig sehr junge Menschen zwischen 20 und 25, deren Familie zehntausend Kilometer entfernt lebt. Sie kennen niemanden, die Sprache ist neu, der Alltag funktioniert anders.



Was hilft, ist einfach und kostet wenig. Geben Sie der Person eine feste Ansprechperson im Haus — jemanden, der zuständig ist und den man auch mit kleinen Fragen ansprechen kann. Und stellen Sie nach Möglichkeit mehrere Fachkräfte aus demselben Land gleichzeitig ein. Sie stützen sich gegenseitig, und das trägt durch die ersten Monate.

Wer bleibt und wer wieder geht

Unsere Erfahrung ist eindeutig: Internationale Fachkräfte bleiben langfristig, wenn zwei Dinge stimmen.

Sie müssen eine Perspektive sehen — die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln und aufzusteigen wie alle anderen auch.

Und sie dürfen nicht das Gefühl bekommen, Mitarbeiter zweiter Klasse zu sein. Wer internationale Fachkräfte als günstigere Arbeitskraft einsetzt oder ihnen weniger zahlt als vergleichbaren Kollegen, verliert sie schnell wieder. Der Aufwand der Anwerbung ist dann verloren.



Wo Menschen gut behandelt werden, haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht.

Häufige Fragen

Sie überlegen, den internationalen Weg zu gehen, und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Schildern Sie uns Ihre Situation — wir gehen die Schritte gemeinsam durch.

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