Eigener Recruiter oder Personalvermittlung
Eigener Recruiter oder Personalvermittlung: Was rechnet sich für Ihr Haus?
Wer regelmäßig Stellen besetzen muss, überlegt irgendwann, jemanden dafür einzustellen. Die Rechnung wirkt zunächst einfach: ein Gehalt gegen mehrere Vermittlungshonorare.
Sie geht aber selten auf. Denn ein eigener Recruiter kostet deutlich mehr als sein Gehalt — und braucht Monate, bevor er die erste Stelle besetzt.
Was ein eigener Recruiter tatsächlich kostet
Das Gehalt liegt je nach Erfahrung und Standort zwischen 3.500 und 5.000 Euro brutto im Monat.
Darauf kommen rund 30 Prozent: etwa 22 Prozent Arbeitgeberanteile und noch einmal 8 bis 10 Prozent für Urlaub und Krankheitstage, in denen die Stelle nicht arbeitet. Dazu Arbeitsplatz, Laptop und die Benefits, die Sie Ihren anderen Mitarbeitern auch bieten.
Damit liegen Sie bei rund 55.000 bis 80.000 Euro im Jahr — bevor eine einzige Stelle besetzt ist.
Die Kosten, die niemand einplant
Ein Recruiter allein findet niemanden. Er braucht Werkzeuge, und die kosten separat:
Ein professioneller Zugang zu einem Karrierenetzwerk liegt bei etwa 500 Euro im Monat, also 6.000 Euro im Jahr.
Eine Ausschreibung auf einem bekannten großen Jobportal kostet rund 2.500 Euro für die mindestens 60 Tage, die man realistisch braucht. Ohne Garantie, dass sich jemand geeignetes meldet. Andere Portale liegen bei mindestens 1.000 Euro pro Ausschreibung.
Wer über Social Media sucht, braucht Inhalte — also Marketing oder eine Agentur. Und wer auf Messen geht: 3.000 bis 8.000 Euro für den Stand, plus etwa 500 Euro je zusätzlicher Person.
Realistisch landen Sie damit bei 70.000 bis über 100.000 Euro im Jahr. Das ist die Zahl, gegen die Sie rechnen müssen.
Bis zur ersten Besetzung vergehen Monate
Recruiting lebt von Kontakten. Ein Recruiter mit vorhandenem Netzwerk in Pflege oder Therapie kann nach etwa zwei Monaten liefern.
Ohne dieses Netzwerk dauert es sechs bis neun Monate, bis er es aufgebaut hat. In dieser Zeit laufen alle Kosten weiter — und Ihre Stellen bleiben offen.
Das Netzwerk gehört dem Recruiter, nicht Ihrem Haus
Recruiter wechseln im Schnitt alle anderthalb bis drei Jahre. Wenn Ihrer geht, nimmt er seine Kontakte mit. Das lässt sich vertraglich nicht verhindern und praktisch nicht abbilden.
Sie fangen dann wieder von vorne an: Suche, Einarbeitung, Netzwerkaufbau. Bei einer Vermittlung bleibt das Netzwerk dort, wo es aufgebaut wurde.
Der Marktüberblick fehlt
Ein Inhouse-Recruiter sieht ein Haus: Ihres.
Eine Vermittlung sieht täglich viele. Sie weiß, was andere Einrichtungen zahlen, wie deren Prozesse laufen, wo im Markt gerade Bewegung ist und woran Besetzungen anderswo scheitern.
Dieser Vergleich ist im Alltag oft wertvoller als die reine Suchleistung. Er beantwortet Fragen wie: Liegt unser Angebot noch im Markt? Warum bewirbt sich niemand auf diese Stelle? Was macht das Haus zwei Orte weiter anders?
Personalabteilung ist nicht gleich Recruiting
Ein verbreiteter Denkfehler ist, das Recruiting einfach der Personalabteilung zu übertragen.
Die hat schon genug: Onboarding und Offboarding, Arbeitsverträge, Zeugnisse, arbeitsrechtliche Themen, je nach Größe die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, Entwicklungsgespräche — und sie muss ansprechbar sein, wenn es Probleme gibt.
Für aktives Recruiting bleibt daneben schlicht keine Zeit. Und Recruiting ist heute kein Nebenbei-Thema mehr: Es reicht nicht, eine Anzeige zu schalten und zu warten. Es braucht Direktansprache, schnelle Rückmeldungen und ein Gespür für den Markt. Das ist eine eigene Rolle.
Wann sich ein eigener Recruiter lohnt
Wenn Sie dauerhaft viele Stellen besetzen — als größerer Träger, Klinikverbund oder Einrichtung mit mehreren Standorten.
Dann verteilen sich die Fixkosten auf genug Besetzungen, und eine eigene Stelle wird günstiger als einzelne Honorare. Voraussetzung ist, dass Sie jemanden mit vorhandenem Netzwerk finden — sonst zahlen Sie erst einmal ein Jahr für den Aufbau.
Für einzelne Häuser mit 10-20 Besetzungen im Jahr geht die Rechnung praktisch nie auf. Es rechnet sich realistisch also ab rund 25-30 Besetzungen pro Jahr (2-3 im Monat dauerhaft).
Häufige Fragen
Was kostet ein eigener Recruiter im Jahr?
Mit Gehalt, Nebenkosten, Arbeitsplatz und den nötigen Werkzeugen realistisch 70.000 bis über 100.000 Euro.
Wie schnell besetzt ein neuer Recruiter die erste Stelle?
Mit vorhandenem Netzwerk nach etwa zwei Monaten, ohne Netzwerk erst nach sechs bis neun Monaten.
Ab wann lohnt sich ein eigener Recruiter?
Wenn dauerhaft viele Stellen zu besetzen sind und die Fixkosten sich auf genug Besetzungen verteilen. Für einzelne Häuser mit wenigen Besetzungen im Jahr rechnet es sich in der Regel nicht.
Kann unsere Personalabteilung das Recruiting mitmachen?
In der Praxis selten. Verträge, Zeugnisse, Arbeitsrecht und Mitarbeiterbetreuung füllen den Tag bereits aus. Aktives Recruiting braucht eine eigene Rolle.
Was passiert, wenn unser Recruiter kündigt?
Er nimmt sein Netzwerk mit. Der Aufbau beginnt von vorn.
Geht auch beides?
Ja. Eigener Recruiter für laufende Besetzungen, Vermittlung für schwierige Positionen — das ist bei größeren Häusern eine verbreitete Kombination.
Sie überlegen gerade, ob sich eine eigene Stelle lohnt? Schildern Sie uns Ihre Situation — wir rechnen es gemeinsam durch.
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